对外经济贸易大学会计电算化管理制度

外经贸学财字〔2014〕74号 

第一章 总则

第一条 为了规范学校会计电算化工作，保证会计电算化工作的顺利开展，根据财政部《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》和《会计基础工作规范》，结合学校财务管理和会计核算的有关规定，制定本制度。

第二条 本制度适用于学校本级及独立核算的非法人二级单位（以下简称“财务核算单位”）。

第三条 学校财务处负责财务核算单位的会计电算化指导及管理工作，财务核算单位应当对本单位的会计电算化工作负责。

第四条 财务核算单位应当制定会计电算化的相关制度，包括：会计电算化岗位责任制度、会计电算化操作管理制度、计算机软硬件和会计数据管理制度、电算化会计档案管理制度等。

　　第五条 财务核算单位应当根据上级部门及学校的有关要求并结合实际情况选择计算机硬件及其相关辅助设备、系统软件以及财务软件等。　

第二章 会计电算化岗位责任制度

　　 第六条 财务核算单位应当建立会计电算化岗位责任制度，明确会计电算化岗位的职责范围。

第七条 会计电算化岗位和工作职责

财务核算单位必须针对会计核算工作设置不同岗位，可以实行一人一岗、一人多岗、一岗多人等不同方式，但制单与审核不得为同一人，同时出纳不得兼任稽核、会计档案保管、收入、支出、债权、债务、总账的登记工作。

　　（一）制单岗位

　　负责对原始凭证进行审核，并根据审核无误的原始凭证填制记账凭证，同时负责记账凭证的查询、汇总和打印等工作。

　　（二）审核岗位

　   负责对制单人员填制的记账凭证进行审核工作，并负责记账凭证的查询、汇总和打印等工作。

（三）记账岗位

负责对审核无误的记账凭证进行登记账簿，并负责会计账簿的查询、打印等工作。

（四）结账岗位

负责月末以及年末的结账工作，并负责会计账簿的查询、打印等工作。

（五）对账岗位

负责对现金、银行、往来款项、存货以及固定资产等进行账实核对的工作。

（六）会计报表编制岗位

    负责编制会计报表的编制工作，并负责会计报表的查询、打印等工作。

（七）系统管理岗位

　  负责整个会计电算化系统的管理，监督会计电算化系统的运行，核查会计数据的正确性、完整性，对计算机系统安全、可靠地运行负责。其操作权限包括：操作员及其权限设置、参数设置、建立新年度账、年末转账、数据备份、数据恢复等。

（八）档案管理岗位

负责系统数据、文档、证、账、表等磁性介质的会计档案保管工作，以及会计档案的调阅工作。

　　第八条 会计电算化岗位责任的考核

　　实行会计电算化后，财务核算单位应当定期对会计电算化各岗位人员进行考核，考核结果纳入个人的年度考评内容。对未按照本制度履行岗位职责，给学校造成严重后果的，按照学校有关规定追究相关责任人的责任。

第三章 会计电算化操作管理制度

第九条 本章所称会计电算化操作人员（以下简称“操作人员”），是指按照会计电算化岗位设置，行使岗位职责的操作人员或经部门负责人批准赋予临时操作、查询权的其他人员。

　　第十条 财务软件系统只能由系统管理员及财会人员使用，其他人员未经授权不得擅自使用。

　　第十一条 操作人员在财务软件系统中均应以实名进行用户登记，并由系统管理员根据内部控制制度规定的原则赋予相应操作权限。每个操作人员只能在其拥有的权限范围内的操作软件，并且必须严格按操作权限操作,不得越权或擅自上机操作。

第十二条 财务软件系统登录密码先由系统管理员在账务管理中统一设定初始密码，并通知操作人员，再由操作人员在客户端自行更改。操作人员必须按照规定登录财务软件系统，操作人员的密码由操作人员自己设定。操作人员对自己的密码必须严格保密，泄漏密码产生严重后果的应追究相关责任人的责任。

财务软件系统中的服务器操作系统、数据库系统及系统管理的密码由系统管理员管理，密码更换的间隔时间不得超过三个月。　　

　　第十三条 出纳人员只有现金管理系统的操作权限。

　　第十四条 日常操作程序

　　（一）系统管理员每天到岗后，首先检查服务器是否正常开启，检查计算机硬件、软件、网络是否正常运行，为其他工作做好准备；

　　（二）制单人员根据原始凭证运用正确的会计科目填制记账凭证，并打印机制记账凭证，同时签名或盖章确认；

　　（三）审核人员审核记账凭证及所附原始凭证，审核无误后在打印出的记账凭证上签名或盖章确认，并立即对机内对应记账凭证执行“审核”操作。如未即时核对机内记账凭证，应将原打印出的记账凭证与机内凭证核对无误后，才能对机内记账凭证执行“审核”操作，严禁未经核对执行“成批审核”操作。

　　审核人员应对自己审核过的原始凭证、记账凭证负责，如出现问题按相关财务制度规定承担相应责任。

　　（四）审核人员将已审收（付）款凭证交给出纳；

　　（五）每天工作结束后，系统管理员可依据工作情况选择是否维护服务器，如要关机由系统管理员通知各在线操作人员，各在线操作人员退出后方能关闭服务器。

　　（六）操作人员离开操作计算机的工作现场，应立即退出财务软件系统，否则应承担被人利用本人登录名进行操作的全部责任。

第四章 计算机硬件、软件和会计数据管理制度

　　第十五条 为保证设备安全和计算机系统正常运行,财务核算单位应配备必要的电源保障设备，以防止突然断电导致数据丢失；应对机器设备定期维护保养，防止意外事故发生，确保软、硬件系统良好运行。

　　第十六条 计算机硬件设备的管理与维护

　　（一）系统管理员应定期对有关硬件设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生；

　　（二）系统管理员应定期对计算机存放场所的安全措施进行检查，包括对消防和报警设备、地线和接地、防静电、防雷击、防鼠害、防电磁波等设备和措施进行检查，保证这些措施的有效性；

　　（三）系统管理员应对硬件运行过程中出现的故障及时排除，由于本身条件没有能力解决的或不能解决的应及时与硬件生产或销售商联系解决，并对故障情况和处理措施及结果等予以记录；

　　（四）系统管理员应及时提出对硬件设备更新、扩充、更换的建议，经领导批准后及时实施，并及时做好数据备份工作，保证机内会计数据的连续和安全，同时作好相应记录。

　　第十七条 计算机软件的管理与维护

　　（一）系统软件管理与维护包括检查系统文件的完整性，系统文件是否被非法删除和修改，以保证系统软件的正常运行。

　　（二）财务软件管理与维护包括操作维护与程序维护

　　对财务软件日常操作维护工作过程中发现的问题，系统管理员应及时解决。如不能排除，应立即报告相关领导并联系财务软件供应商予以指导或现场处理。

　　对财务软件的修改、版本升级等程序维护由财务软件供应商负责，系统管理员应与软件供应商进行联系，及时升级财务软件。

　　对正在使用的财务软件进行升级，应记录升级时间及模块。

　　第十八条 财务软件系统使用的系统服务器、数据库服务器、网络连接方式及防火墙设置的更改，均需报经相关领导批准后，由系统管理员进行操作实施。未经相关领导批准，任何人不得擅自更改计算机及其附属设备的连接与设置，不得更改系统软件、财务软件系统的设置，不得更改网络连接设置、网络用户名及网络用户IP地址。　　

　　禁止将学校财务处局域网内用计算机直接与校园网相连接。　　

　　第十九条 会计数据的备份

　　（一）会计数据的备份由系统管理员负责，包括至少每天进行一次硬盘备份或启用自动备份系统，对重要会计数据更新或修改后应及时进行备份，会计年度结束后及时进行刻录备份。

　　（二）系统管理员应对每次备份情况做详细记录，记录的内容应包括：本次备份的时间、所备份的会计数据状态（是否过账、结账等）和所涵盖的会计期间等。

　　（三）系统管理员或档案管理员应根据存储介质的不同情况定期对备份存贮介质进行可用性检查，发现缺损或备份数据丢失的，应立即补充备份。

　　（四）计算机内的会计数据遭到非法操作或毁损等需要恢复时，在经系统管理员同意后，必须使用最新的正式备份。

　　第二十条 财务人员操作用计算机应配备性能可靠的正版杀毒软件，以预防、检测、清除计算机病毒，并定期进行病毒库的升级及版本的更新。

　　禁止在财务人员操作用计算机上使用、打开来历不明的软件及邮件，对外来的存储介质必须先杀毒后才能使用。禁止在财务人员操作用计算机上玩游戏，会计电算化系统的服务器不能直接接入互联网，不具备防范条件的会计电算化系统的终端机不允许接入互联网。

第五章 电算化会计档案管理制度

　　 第二十一条 电算化会计档案管理是学校重要的会计基础工作，要严格按照财政部《会计档案管理办法》及相关要求，对电算化会计档案进行管理。

　　第二十二条 电算化会计档案管理的内容和范围

电算化会计档案包括存储在磁盘、光盘等介质上的会计数据和计算机打印的书面等形式的会计数据。

会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及财务软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。

　　财务软件设计书、软件程序、用户操作手册、本单位电算化系统构成说明和财务软件工作日志等，视同会计档案保管。

第二十三条 电算化会计档案的日常管理

（一）财务核算单位使用计算机打印的书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表，由本单位财务负责人或会计主管负责保管。

（二）会计电算化记账凭证制单完成后应立即打印输出，打印的记账凭证上应有制单人员的签名或盖章、审核人员签名或盖章、财务负责人签名或盖章。收付款记账凭证还应有出纳人员签名或盖章。

（三）现金日记账和银行存款日记账可采用计算机打印的活页账页装订成册，应每天登记并打印，做到日清月结。对每天业务较少、不能满页打印的，也可按旬打印。一般账簿按年打印，遇税务、审计等管理部门检查时，应按其要求，及时打印有关账簿、报表等。

　　（四）各类账簿在每一会计年度结束后一个月内必须完整打印，装订成册存档。发现已打印的纸质会计档案有缺损时，必须补充打印。

　　（五）每月结束后10日内、年度结束后30日内，财务人员应将打印的记账凭证分月按凭证序号整齐装订成册，由财务负责人或财务主管、审核人员和装订人员签名或盖章，存档妥善保管。

　　（六）每月结束后15日内、年度结束后45日内，财务人员应将打印的会计报表和有关会计资料整理装订成册，由单位负责人、财务负责人或财务主管签名或盖章并加盖单位公章，存档妥善保管。

　　（七）存储在磁盘、光盘等存储介质上的会计电子文档由系统管理员保管。

　　（八）系统管理员每月至少将工作日志备份一次，经系统管理员审核确认，交会计档案管理员保存。未做备份的工作日志不得删除。

　　（九）保存的会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。

　　第二十四条 电算化会计档案的保管要求

　　（一）电算化会计档案存放地点应达到防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等要求，重要会计档案应准备双份，并尽可能存放在两个不同建筑物内。

　　（二）对纸质会计档案和存贮介质保存的会计档案应分类保存。

　　（三）会计电算化档案的保管时间

　　计算机打印的会计凭证、会计账簿、会计报表的保管期限及电子会计档案的保管期限与手工账保管期限一致；

　　购买会计电算化专用的计算机、打印机的报价单、保修单、使用说明书、购机清单等资料作为会计电算化硬件档案保管，保管期限至相应硬件被出售、报废等处置完毕；

　　电算化系统软件的程序盘、使用说明、合同等全套软件档案应妥善永久保存。

　　（四）日常备份存贮介质由系统管理员妥善保管、统一编号，应装在保护封套或包装盒中，并置于保存柜中。按年度将使用存贮介质保存的会计数据备份盘交由纸质档案管理员统一归档保存。

　　第二十五条 电算化会计档案必须严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

　　各种会计资料（包括纸质和用存贮介质保存的会计数据），未经单位领导同意，不得外借和带出单位。经单位领导同意借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续。存放在存贮介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查其安全性和完整性，防止感染病毒和数据丢失。

　　第二十六条 电算化会计档案保管期满后，按财政部《会计档案管理办法》的要求进行销毁。

第六章 附则

　　第二十七条 本制度自发布之日起实施。

　 第二十八条 本制度由学校财务处负责解释。

对外经济贸易大学

2014年5月4日