对外经济贸易大学关于财务会计档案管理的有关规定

对外经贸大学财务处 2000年3月10日

    为了加强我校财务档案管理，充分发挥财务档案为会计工作服务的作用，使财务档案管理更加规范化、制度化，根据财政部、国家档案局财会字[1998]32号《会计档案管理办法》的有关要求，特制订本管理规定。

    一、加强会计档案工作的管理

    财务处内部应指定专人保管财务档案。建立、健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

    （一） 会计档案

    会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映学校财务业务的重要史料和证据。包括：

    1. 会计凭证类：原始凭证、计帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

    2. 会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片，辅助帐簿、其他会计帐簿。

    3. 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注、其他文字说明、其他财务报告。

4. 其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册。

财务处人员工作调岗时，要按要求填写“工作交接明细单”存档。以保证处内工作的连续性。

    （二） 整理、编制、移交会计档案

    每年形成的会计档案，应由财务处专人按照归档要求，负责立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

    1. 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由财务处前台报帐科室保管一年后，填写处内制定的交接清册单，交指定保管人员入库保管。

2. 移交的会计档案，原则上不得借出。如有特殊需要，须经财务处负责人批准，办理登记手续后，方可提供查阅或者复制。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂改、拆封和抽换。

3. 移交的会计档案封皮正面及册背上应注明凭单名称、卷号，封皮注明册数、起止年度和档案编号。

   （三） 会计档案保管期限

    会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年、共5类。

    会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

   （四） 会计档案的销毁

    财务档案保管期满应及时清理销毁。

    1. 由财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

    2. 学校负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

    3. 销毁会计档案时，应由审计、财务、保卫部门共同派员监销。

    4. 监销人员在销毁会计档案前，应按照会计档案销毁清册所列内容核对所要销毁的会计档案；销毁后，审计、保卫监销人员应在会计档案销毁清册上签名盖章。

    5. 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。

    正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

    （五） 采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸制会计档案

    1. 采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存的会计档案，按照财政部有关规定执行。

    2. 学校内财务独立单位因撤消、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或者移交财务处代管。

    3. 学校内财务独立单位合并后，原单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应由合并后的单位统一保管；单位合并后原单位仍存续的，其会计档案仍由原单位保管。

    4. 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。

    移交会计档案的单位，应当编制会计移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

    交接双方应当按照会计负责人负责监交。交毕后双方监交人应当在移交档案清册上签名或盖章。

5. 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定。

                                          对外经贸大学财务处

二零零零年三月十日

附：          年财务档案入库登记清单